Pisarniško poslovanje · Izboljšave delovnih procesov

Bolj urejeno pisarniško delo.Manj ročnih opravil.

BandKAi pomaga ekipam zmanjšati ponavljajoče se administrativno delo ter bolje urediti dokumente, poročanje in spremljanje odprtih nalog.

Kako delamo
Dokumenti. Poročanje. Usklajevanje.Do bolj urejenega dela

01 / Kje se zatika

Kje se pri pisarniškem delu zatika

Številni postopki sicer delujejo, a zahtevajo preveč ročnega dela in usklajevanja.

Papirnate poti, ki se križajo in prepletajo na modri podlagi.
Zapletenost se nabira. Jasnost ustvarimo.
01

Ponavljajoča se administracija

Vsak teden znova pripravljate iste preglednice, vnašate iste podatke in sestavljate podobne dokumente. Posamezno opravilo je morda majhno, skupaj pa jemljejo čas delu, ki zahteva več pozornosti. Poiščemo ponavljajoče se korake, odstranimo nepotrebne in uredimo preprostejši način za vsakodnevna opravila.

02

Razpršene informacije

Podatki o stranki so v enem sistemu, priloge v drugem, zadnja sprememba pa v e-pošti. Preden se delo nadaljuje, mora nekdo vse znova zbrati in preveriti. Uredimo, kje podatki vstopajo v proces, kdo skrbi za njihovo pravilnost in kako pridejo do naslednje osebe.

03

Postopki, ki se izgubijo v e-pošti

Zahteva prispe po e-pošti, nadaljuje se skozi več odgovorov, nato pa čaka, da se nekdo spomni naslednjega koraka. Informacije so v sporočilih, napredek pa je težko spremljati. Jasno določimo odgovornosti, predaje in nadaljnje korake, da je manj iskanja po poštnih predalih.

04

Zamudno potrjevanje

Delo stoji, medtem ko se dokumenti posredujejo med sodelavci, preverjajo različice in išče prava oseba za potrditev. Razjasnimo, kaj sploh potrebuje odločitev, kdo jo sprejme in kaj sledi. Tako rutinski koraki zahtevajo manj usklajevanja, pomembne odločitve pa ostanejo pri odgovornih ljudeh.

05

Premalo pregleda nad delom

Za odgovor na preprosto vprašanje — kaj je zaključeno, kaj čaka in kaj potrebuje pozornost — je treba vprašati več ljudi ali združiti več datotek. Pomagamo vzpostaviti skupen pregled nad stanjem, odgovornostmi in odstopanji. Poročilo tako podpira odločanje, namesto da postane še eno ponavljajoče se opravilo.

06

Prevelika odvisnost od posameznika

Postopek teče gladko, ker ena oseba pozna vse nezapisane korake. Ko je ni, morajo sodelavci ugotavljati, kaj sledi. Jasneje opredelimo zaporedje, odgovornosti in posebne primere, da je delo lažje predati in manj odvisno od spomina posameznika.

Začnemo pri procesu,
ne pri tehnologiji.

Ilustrativni prikaz pisarne, kjer sodelavci delajo z računalniki in skupaj pregledujejo vsebino na zaslonu.

02 / Kaj izboljšujemo

Naj bo vsakodnevno pisarniško delo lažje obvladljivo.

01

Dokumenti in informacije

Prave podatke zberemo enkrat ter olajšamo pripravo, preverjanje in iskanje dokumentov. Povežemo korake od prejema informacij do njihove uporabe pri delu.

Na primer: dokument se pripravi iz dogovorjenih podatkov, manjkajoče informacije pa so označene, preden gre v naslednji korak.

Več primerov
  • Manj prepisovanja med obrazci, preglednicami in dokumenti.
  • Lažje iskanje prave različice dokumenta in pripadajočih prilog.
  • Jasno določeno, kdo podatke zagotavlja in kdo jih posodablja.
02

Poročanje in pregled nad delom

Poenostavimo pripravo rednih poročil in omogočimo boljši pregled nad stanjem dela. V ospredju so spremembe, odprte zadeve in odločitve, ki jih je treba sprejeti.

Na primer: redno poročilo združi odprte naloge in odstopanja, ne da bi morali vsakokrat znova sestavljati isto preglednico.

Več primerov
  • Preprostejše združevanje podatkov iz različnih virov.
  • Jasnejši pregled odgovornih oseb nad napredkom in odprtimi nalogami.
  • Izpostavljena odstopanja, da ni treba ročno preverjati vsake postavke.
03

Usklajevanje in nadaljnji koraki

Pri vsaki predaji je jasno, kdo prevzame delo in kaj mora narediti. Izboljšamo pot zahtev, potrditev in opomnikov med ljudmi in orodji.

Na primer: zahteva pride do prave osebe za potrditev, sodelujoči pa vidijo njeno stanje in naslednji korak.

Več primerov
  • Urejeni redni opomniki in spremljanje komunikacije s strankami.
  • Jasni koraki potrjevanja in podatki, potrebni za odločitev.
  • Lažja predaja nalog med sodelavci.

Digitalizacijo, avtomatizacijo in umetno inteligenco uporabimo tam, kjer dejansko izboljšajo delo.

03 / Kako delamo

Od ponavljajoče se težave do izboljšave v praksi

Bolj jasen delovni postopek
Podatki o strankahPrepisovanje med datotekamiPotrditev po e-poštiČakanje na odgovorRazličica dokumentaPonovno preverjanjeKaj sledi?Nekdo se mora spomnitiPoiščemo ovire.Zbrani podatkiEnotno izhodiščePregled in potrditevJasno določena odgovornostOpomin in odzivDogovorjen naslednji korakPovežemo delo. Odločitve ostanejo pri ljudeh.Postopek v uporabiPodpora rutinskim korakomPregled nad stanjemKaj teče · kaj čakaPosebni primeriOdloči odgovorna osebaPovratne informacijeNadaljnje izboljšaveIzboljšujemo na podlagi uporabe.
Datoteke in e-poštaPodatki na različnih mestih
Ponavljajoče preverjanjeRazličice, odgovornosti, potrditve
Zanašanje na spominKdo poskrbi za naslednji korak?
Zbrani podatkiEnotno izhodišče
Pregled in potrditevJasno določena odgovornost
Določen naslednji korakPovezani opomini in nadaljnje naloge
Podpora rutinskemu deluPregled nad stanjem
Posebni primeri pri pravi osebiPregled in odločitev
Povratne informacijePodlaga za naslednjo izboljšavo
Ponazoritev postopkaPomaknite se ali izberite fazo

Ena ekipa. En ponavljajoč se postopek. Ena merljiva izboljšava.

  1. 01

    Razumemo in poenostavimo

    Skupaj z ljudmi, ki delo opravljajo, pregledamo en ponavljajoč se postopek: od kod pridejo informacije, kdo jih obdeluje in kje delo čaka. Ločimo nujne odločitve od nepotrebnega prepisovanja, preverjanja in predaj.

    Kaj pridobite

    Skupen pregled nad postopkom, jasno določena odgovornost in izbrano izhodišče za izboljšavo.

  2. 02

    Povežemo in uvedemo

    Poenostavljen postopek prenesemo v prakso. Povežemo podatke, orodja in odgovornosti ter rutinske korake podpremo z ustreznimi digitalnimi rešitvami. Potrditve in posebni primeri ostanejo pri ljudeh, ki morajo sprejeti odločitev.

    Kaj pridobite

    Delujoča izboljšava z jasnimi odgovornostmi in podporo pri vsakodnevni uporabi.

  3. 03

    Spremljamo in izboljšujemo

    Preverimo, kako rešitev deluje pri dejanskem delu: kje prihrani čas, kako jo ljudje uporabljajo in kateri primeri še potrebujejo pozornost. Postopek prilagodimo in se dogovorimo, katera naslednja izboljšava je smiselna.

    Kaj pridobite

    Pregled učinkov uvedene spremembe in dogovor o naslednji koristni prilagoditvi.

04 / Primeri iz prakse

Izbrani primeri iz prakse

Kako BandKAi povezuje izboljšave procesov, avtomatizacijo in digitalna orodja pri konkretnem delu.

Ilustrativni prikaz finančne administracije: optični bralnik, papirni računi in digitalni dokumenti na prenosniku.
  1. Pregled podatkov
  2. Potrditev
  3. Pošiljanje opominov
  4. Spremljanje odzivov
Finančna administracija01

Urejeno spremljanje in izterjava terjatev

Storitveno podjetje

Redno spremljanje in izterjava terjatev sta zahtevala veliko ročnega dela s podatki o strankah, opomini, potrditvami in komunikacijo.

200.000 €

Zmanjšanje zapadlih terjatev

S plačili strank v prvih dveh mesecih uporabe izboljšanega postopka.

Interaktivna ponazoritev, ne prikaz dejanskih mesečnih plačil. Poročani skupni znesek za dva meseca: 200.000 €.

Poročani rezultat · Storitveno podjetje · Samo plačila

Več o izvedbi

Izhodišče

Izterjava je zahtevala redno usklajevanje podatkov o strankah, opominov, potrditev in komunikacije. Tudi spremljanje, kaj je treba narediti naslednje, je bilo del ročnega dela.

Kaj smo uredili

Pripravo opominov, potrjevanje, komunikacijo in spremljanje smo povezali v enoten postopek. Posamezna opravila so postala povezani koraki rednega procesa z jasnim nadaljevanjem.

Doseženi rezultat

V prvih dveh mesecih uporabe izboljšanega postopka so se zapadle terjatve zaradi plačil strank zmanjšale za 200.000 €. Navedeni znesek vključuje plačane zapadle obveznosti v tem obdobju, ne pa odpisov ali računovodskih popravkov.

  • Avtomatizacija postopkov
  • Komunikacija
  • Potrjevanje
  • Spremljanje
Ilustrativni prikaz digitalnega učenja: učna vsebina na prenosniku, tablica, slušalke in odprt delovni zvezek.
  1. Zasnova programa
  2. Priprava vsebin
  3. Povezava orodij
  4. Priprava pilota
Izobraževanje02

Od učenja v živo do digitalnega programa

Podjetje za jezikovno izobraževanje

Uveljavljen način poučevanja v živo je potreboval urejeno digitalno okolje za preizkus pilotnega programa.

Več o izvedbi

Izhodišče

Uveljavljen način poučevanja v živo je potreboval digitalno okolje za preizkus pilotnega programa. Delo je obsegalo učna gradiva in praktične korake, s katerimi ta gradiva postanejo dostopna udeležencem.

Kaj smo uredili

Zasnovo tečaja in delovne zvezke smo razvijali skupaj z zvočnimi in video vsebinami. Nastavitev platforme, ureditev plačil in podporo z umetno inteligenco smo vključili v isti postopek priprave in izvedbe programa.

Kaj je pripravljeno

Vzpostavljeno je bilo digitalno okolje, ki povezuje vsebine tečaja in orodja za izvedbo ter je pripravljeno za preizkus in nadaljnji razvoj. Pilot omogoča preverjanje učne izkušnje in izboljševanje načina izvedbe.

  • Digitalizacija
  • Zasnova postopkov
  • Vzpostavitev platforme
  • Priprava vsebin
Ilustrativni prizor dveh oseb, ki za mizo skupaj pregledujeta dokumente.

05 / Zakaj BandKAi

Tehnologija naj podpira delo.Ne obratno.

Bolj urejeno delo. Več časa za ljudi, ki ga opravljajo.

01

Poslovni smisel

Začnemo pri delu, ki ga je treba izboljšati.

02

Uporabnost

Rešitve oblikujemo za vsakodnevno delo.

03

Jasnost

Postopek mora biti razumljiv ljudem, ki ga uporabljajo.

04

Merljive izboljšave

Preverimo, kaj se je spremenilo, in nadaljujemo tam, kjer je korist jasno vidna.

Pogovorimo se o vašem delu

Kateri postopek bi lahko poenostavili?

Povejte nam, katero ponavljajoče se opravilo vam vzame preveč časa za usklajevanje. Za začetek zadostuje kratek opis dela, kdo sodeluje in kje se zatika.

info@bandkai.comLinkedIn
Kontaktni obrazec BandKAi

Na ta naslov vam bomo odgovorili.

Iksfors Solutions d.o.o. vaše podatke uporabi za odgovor na povpraševanje. Več o zasebnosti (odpre se v novem zavihku)